Política de Privacidad de Kaso Legal
Versión: 2.8
Fecha de vigencia: 6 de noviembre de 2026
Última actualización: 6 de noviembre de 2026
Marco normativo: Ley 172-13, sobre la protección integral de los datos personales, y
artículos 44 y 70 de la Constitución de la República Dominicana
1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos descritos en las secciones 3.1 a 3.5 es Llerlin Yanuel Alcantara Zapata, persona física de nacionalidad dominicana y residente en la República Dominicana, que opera bajo el nombre comercial Klyon Technologies Dominicana y explota la plataforma Kaso Legal. En esta política, «Klyon Technologies Dominicana» designa a ese responsable.
Para cualquier asunto relacionado con sus datos personales, puede escribirnos a privacidad@klyon.com.do. Los datos de identificación completos del responsable constan en el Acuerdo Marco de Servicios y se facilitan, por ese mismo canal, a cualquier titular de datos o autoridad que los solicite.
2. Quién decide sobre cada dato
Kaso Legal trata dos clases de datos, cada una con reglas propias.
a) Datos de quienes usan la Plataforma y de quien la contrata. Cuentas, acceso, facturación y soporte. Sobre estos datos, Klyon Technologies Dominicana es responsable del tratamiento.
b) Datos que el Cliente introduce en la Plataforma. Expedientes, contactos, documentos, correos y datos de sus propios clientes, contrapartes o personal. Sobre estos datos, el Cliente es el responsable del tratamiento (sea un profesional independiente, un despacho o cualquier otra organización) y Klyon Technologies Dominicana actúa como encargado: los trata únicamente para prestar el Servicio y conforme a las instrucciones del Cliente. Los proveedores que nos ayudan a prestarlo son subencargados y figuran en una lista pública.
Si usted es cliente de un despacho o profesional que utiliza Kaso Legal, debe dirigirse a ese despacho o profesional para ejercer sus derechos sobre los datos de su asunto. Klyon Technologies Dominicana le indicará a quién dirigirse y colaborará con él.
3. Qué datos se tratan
3.1 Cuenta y organización
Nombre, correo electrónico, teléfono, cargo, fotografía de perfil (si se sube), firma manuscrita digitalizada (si se utiliza en documentos) y los datos de identificación de la organización o del profesional: nombre, cédula o RNC y dirección.
3.2 Acceso y actividad
- Credenciales de acceso. La contraseña nunca se guarda en forma legible.
- Medios de verificación en dos pasos y códigos de un solo uso enviados por correo. Los códigos tampoco se guardan en forma legible.
- Sesiones abiertas, dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, y fechas y horas de acceso.
- El registro de actividad sobre los datos: quién creó, modificó o eliminó qué información y cuándo.
3.3 Facturación y pagos
Plan y ampliaciones contratados, con su estado e historial; importes, fechas y recibos; comprobantes de transferencia que el Cliente registre, y las referencias de los cobros con tarjeta, incluidos los pagos únicos de ampliaciones contratadas en línea.
Klyon Technologies Dominicana no recibe ni almacena números de tarjeta: los trata directamente el proveedor de pagos.
3.4 Soporte y comunicaciones con nosotros
Los casos de soporte abiertos desde la Plataforma y los correos, con sus adjuntos, que cualquier persona envíe a los buzones corporativos de Klyon Technologies Dominicana (soporte, facturación, ventas, legal, privacidad y general).
3.5 Solicitudes de demostración e interés comercial
Cuando una persona solicita una demostración, contacta con ventas o inicia un período de prueba: nombre, correo electrónico, teléfono (si lo indica), despacho u organización, tamaño del equipo, el mensaje que escriba, la campaña o el sitio desde el que llegó (si la dirección de la página lo indica) y el seguimiento comercial que realizamos (llamadas, reuniones agendadas y su resultado, tareas internas, notas y los documentos que se intercambien, como propuestas). No se usan para elaborar perfiles a partir del contenido de ninguna cuenta.
3.6 Contenido que el Cliente introduce (tratamiento como encargado)
- Expedientes, consultas, contactos, documentos y modelos, notas, agenda y tareas.
- Tiempo trabajado, con su aprobación (quién aprobó o devolvió cada registro y por qué).
- Tarifas, modelos de honorarios y costo interno por hora de cada profesional.
- Presupuestos, cobros y movimientos financieros.
- La sucursal a la que pertenece cada expediente y el acceso de cada persona a las sucursales.
- Los correos que el usuario envía o archiva desde un expediente a través de su propia cuenta de Gmail u Outlook.
- Las consultas que terceros envían mediante los formularios públicos del Cliente.
- Las renovaciones que el Cliente anota para sus clientes (tipo, fecha de vencimiento, responsable y nota).
- Las automatizaciones que el Cliente activa: qué regla se ejecutó, sobre qué registro y qué hizo (crear tareas, notas, avisos o eventos de agenda; aplicar etiquetas; asignar un responsable; cambiar la etapa de un expediente; preparar un documento desde un modelo; anotar una partida pendiente de cobro).
- Los correos que una automatización envía a los clientes del Cliente desde la cuenta de Gmail u Outlook del usuario que la autorizó: destinatario, asunto, contenido, estado del envío y, cuando se puede medir, la fecha aproximada en que se abrió. La apertura se mide con una imagen invisible incluida en el correo; es aproximada, porque algunos servicios de correo abren los mensajes de forma automática y otros bloquean las imágenes. La Plataforma no lee el buzón del usuario ni las respuestas que recibe.
Con ese contenido, la Plataforma calcula por cuenta del Cliente indicadores agregados (rentabilidad, utilización, realización y proyecciones) y conserva cada mes un resumen de las cifras del mes cerrado.
La Plataforma también envía avisos al equipo del Cliente; por ejemplo, un recordatorio a quien no registró su tiempo en un día laborable. Cada usuario puede silenciar los tipos de aviso que no desee, y corresponde al Cliente informar de ello a su personal.
Corresponde también al Cliente, como responsable, informar a sus propios clientes de que les escribe mediante correos automáticos y de que su apertura se mide de forma aproximada.
Este contenido es confidencial y puede incluir información jurídica, procesal, personal, financiera y documental, amparada en muchos casos por el secreto profesional. No toda información jurídica es un dato sensible en el sentido de la Ley 172-13, pero un expediente puede contenerlos (por ejemplo, información de salud en un asunto laboral o de familia). Klyon Technologies Dominicana no solicita esos datos ni los trata por decisión propia: aplica a todo el contenido las mismas medidas de seguridad, y es el Cliente quien decide qué introduce y con qué legitimación.
3.7 Navegación en el sitio público
Para conocer el uso del sitio se emplea una medición sin cookies ni datos que le identifiquen: solo cuenta visitas agregadas por página. Encontrará el detalle en la Política de Cookies.
3.8 Lo que no hacemos
Klyon Technologies Dominicana no vende datos, no los utiliza para publicidad de terceros, no elabora perfiles comerciales a partir del contenido del Cliente y no utiliza ese contenido para entrenar modelos de inteligencia artificial.
4. Finalidades y base de legitimación
| Finalidad | Base |
|---|---|
| Prestar el Servicio y sincronizar las integraciones que el usuario conecte | Ejecución del contrato (Ley 172-13, art. 27.4: no requiere consentimiento lo necesario para cumplir el contrato) |
| Autenticación, verificación en dos pasos y gestión de sesiones | Ejecución del contrato y deber de seguridad |
| Seguridad, auditoría y prevención de fraude y de accesos indebidos | Deber de seguridad de la Ley 172-13 (arts. 5.5 y 13.2) y ejecución del contrato |
| Facturación, recibos y obligaciones fiscales | Obligación legal y ejecución del contrato |
| Atender casos de soporte y correos dirigidos a Klyon Technologies Dominicana | Ejecución del contrato o datos facilitados por el propio titular al escribirnos |
| Atender solicitudes de demostración y de información comercial, y darles seguimiento | Solicitud del propio interesado, que facilita sus datos para una relación comercial (Ley 172-13, art. 27.4) |
| Soporte con acceso a los datos de la cuenta | Consentimiento expreso del Cliente, sesión por sesión |
| Comunicaciones de servicio (avisos, vencimientos, cambios) | Ejecución del contrato |
| Mejora del Servicio con métricas agregadas | Datos disociados, sin identificar a nadie (Ley 172-13, art. 27.9) |
| Comunicaciones comerciales | Consentimiento previo, revocable en cualquier momento y con opción de baja en cada envío |
| Cumplir requerimientos de autoridad competente | Obligación legal |
5. Acceso de nuestro personal
El personal de Klyon Technologies Dominicana no accede al contenido de una cuenta salvo que el Cliente lo autorice para una sesión de soporte concreta. Cada una de esas sesiones:
- requiere la aprobación previa del Cliente, confirmada con un código de un solo uso enviado al correo de quien aprueba;
- caduca automáticamente y puede limitarse a módulos concretos;
- puede revocarse en cualquier momento;
- queda registrada y el Cliente puede consultarla.
Nuestro personal está sujeto a un deber de confidencialidad que se mantiene incluso después de terminada su relación con Klyon Technologies Dominicana.
6. Proveedores y transferencias fuera de la República Dominicana
Klyon Technologies Dominicana trabaja con proveedores que tratan datos por su cuenta para alojar la información y los archivos, ejecutar la aplicación, enviar correos de servicio, gestionar el buzón corporativo de soporte, cobrar con tarjeta, medir el uso del sitio, detectar errores y guardar las copias de seguridad. A ellos se suman las integraciones (Google, Microsoft) que el usuario decida conectar.
Estos proveedores tratan los datos fuera de la República Dominicana, principalmente en Estados Unidos. Antes de incorporarlos verificamos sus garantías de seguridad, y su tratamiento queda sujeto a las condiciones de protección de datos que cada uno publica. Esa transferencia internacional se ampara en que es necesaria para ejecutar el contrato con usted (Ley 172-13, art. 80.6) o, cuando no lo es, en su consentimiento (art. 80.1). Para los datos que un Cliente introduce de sus propios clientes, el Cliente es quien transfiere y quien debe contar con una de esas causas. La lista completa, con la finalidad, los datos y la ubicación de cada proveedor, está en Subencargados del tratamiento.
Klyon Technologies Dominicana puede comunicar datos cuando lo exija la ley o un requerimiento de autoridad competente, y lo notificará a la persona afectada salvo que la norma o la autoridad lo prohíban.
7. Conservación
| Dato | Plazo |
|---|---|
| Datos de cuenta | Mientras la cuenta exista, más un (1) año |
| Contenido del Cliente tras cancelar o al terminar la prueba | Un (1) año para reactivar la cuenta o exportar la información; después se elimina |
| Elementos enviados a la papelera | 60 días; después se eliminan de forma definitiva. Se conservan, y el Cliente recibe un aviso, los contactos que siguen en un expediente activo y los que tienen pagos o fondos en custodia registrados, por su historial financiero |
| Presupuestos anulados o nunca cobrados, y honorarios o gastos sin presupuestar | Un (1) año desde la anulación, la emisión o el registro; después se eliminan. Las facturas, los cobros con su recibo y los fondos en custodia se conservan mientras la cuenta exista, salvo que el Cliente los limpie |
| Recibos y comprobantes de pago | Diez (10) años desde la fecha de pago, aunque la cuenta se elimine |
| Casos de soporte, sus mensajes y adjuntos | Mientras estén abiertos y 90 días desde su resolución |
| Solicitudes de demostración e interés comercial que no lleguen a contratación | Tres (3) meses desde el último contacto; se eliminan con sus reuniones, tareas, notas y documentos |
| Registro de actividad y de seguridad | Veinticuatro (24) meses. El historial de un expediente se conserva mientras el expediente exista, y un registro concreto puede conservarse más tiempo cuando lo exija un incidente de seguridad o un requerimiento |
| Registro de intentos de acceso | Una (1) hora |
| Historial de correo de un expediente (mensajes, destinatarios y estado de entrega) | 60 días |
| Detalle técnico de cada ejecución de una automatización | 90 días. Lo que la automatización creó (tareas, notas, avisos, eventos, documentos) sigue las reglas del contenido del Cliente |
| Correos enviados por una automatización, con su estado y su apertura aproximada | 90 días desde su creación, una vez resuelto el envío |
| Resúmenes mensuales de indicadores (cifras agregadas del despacho) | Mientras la cuenta exista; siguen la misma suerte que el contenido del Cliente |
| Códigos de verificación de un solo uso | Vencen a los pocos minutos y solo sirven una vez; su registro se borra a los 30 días |
| Acuerdos firmados electrónicamente y su constancia | Mientras dure la relación, más el plazo de prescripción aplicable |
| Copias de seguridad, cuando existan | Un dato eliminado puede permanecer en una copia hasta que esta se renueve |
Vencido cada plazo, el dato se elimina o se anonimiza de forma irreversible.
8. Sus derechos
La Ley 172-13 le reconoce los derechos de acceso, rectificación, cancelación (supresión) y oposición, y la Constitución garantiza la acción de habeas data.
Cómo ejercerlos. Escríbanos a privacidad@klyon.com.do desde el correo de su cuenta, identifíquese y describa su solicitud: copia de sus datos personales, rectificación, cancelación u oposición. Es gratis, y le responderemos en estos plazos máximos, en días hábiles (sin sábados, domingos ni feriados):
- Acceso (copia de sus datos): cinco (5) días hábiles (Ley 172-13, arts. 10 y 12).
- Rectificación, actualización o supresión: diez (10) días hábiles; si sus datos se habían comunicado a otra persona, se lo avisaremos en cinco (5) días hábiles (art. 8).
Si no podemos atenderla, le explicaremos el motivo. La supresión no procede si perjudica derechos de terceros o si existe una obligación legal o contractual de conservar los datos (arts. 8 y 15).
Si su solicitud se refiere a datos introducidos por un Cliente (sección 2.b), le indicaremos quién es el responsable y colaboraremos con él.
Si no está conforme con la respuesta, o no la recibe a tiempo, puede acudir directamente a la vía judicial mediante la acción de habeas data (Constitución, art. 70; Ley 172-13, arts. 8 y 17), ante el juez del domicilio del demandado (art. 20). Algunas prácticas de esta política (por ejemplo, el plazo de notificación de incidentes) se adoptan como buena práctica internacional y no porque la ley dominicana las imponga en esos términos.
9. Seguridad
Klyon Technologies Dominicana aplica medidas técnicas y organizativas razonables, entre ellas:
- cifrado de la información mientras viaja (conexión cifrada obligatoria) y mientras está almacenada;
- separación de la información de cada cuenta, aplicada en el propio almacenamiento de datos y no solo en las pantallas de la Plataforma;
- control de acceso por rol, por módulo y por permiso individual;
- verificación en dos pasos, verificación reforzada para operaciones sensibles y sesiones que pueden cerrarse a distancia;
- cifrado de las credenciales de los servicios externos que el usuario conecte;
- registro de las operaciones realizadas sobre los datos;
- límites frente a intentos de acceso automatizados.
Klyon Technologies Dominicana no cuenta con certificaciones de seguridad (como ISO 27001 o SOC 2). Ninguna medida elimina el riesgo por completo. Ante un incidente que afecte a datos personales, lo contenemos, evaluamos su alcance y lo comunicamos a las personas afectadas sin demora injustificada, indicando qué ocurrió, qué datos se vieron afectados y qué medidas se adoptaron.
10. Menores de edad
El Servicio está dirigido a profesionales y no a menores de edad. Si un expediente contiene datos de un menor, algo previsible en materia de familia, el Cliente decide sobre ese tratamiento y responde de su legitimación.
11. Cambios en esta política
Cada versión indica su número y su fecha de vigencia. Los cambios sustanciales se comunican por correo electrónico y mediante un aviso en la Plataforma antes de su entrada en vigor.
Historial de versiones
| Versión | Vigencia | Cambio |
|---|---|---|
| 2.8 | 6 de noviembre de 2026 | Revisión contra el texto oficial de la Ley 172-13: el acceso se responde en cinco días hábiles (antes se decía diez para todo), la base de cada finalidad cita su artículo en lugar de «interés legítimo», figura que esa ley no prevé, y se nombra la causa de las transferencias internacionales (art. 80). Ningún dato se trata de forma distinta. |
| 2.7 | 1 de noviembre de 2026 | Las solicitudes de demostración e interés comercial que no llegan a contratación se conservan tres (3) meses desde el último contacto en lugar de doce, y se eliminan junto con sus reuniones, tareas, notas y documentos. La sección 3.5 menciona esos datos del seguimiento comercial |
| 2.6 | 28 de octubre de 2026 | El registro de actividad y de seguridad se conserva veinticuatro (24) meses en lugar de doce. El historial de un expediente sigue conservándose mientras el expediente exista. Cada cobro tiene un recibo en PDF que se conserva con el cobro |
| 2.5 | 27 de octubre de 2026 | Se describen las acciones nuevas de las automatizaciones, los correos que envían al cliente desde la cuenta del usuario con su apertura aproximada (90 días) y las renovaciones de clientes. Los contactos de la papelera con pagos o fondos registrados, o que siguen en un expediente activo, se conservan. Se retiran las menciones a datos laborales: la Plataforma no los conserva |
| 2.4 | 19 de octubre de 2026 | El producto pasa a llamarse Kaso Legal; el responsable no cambia. Se añaden los datos de las automatizaciones y el plazo de su detalle técnico (90 días). El historial de un expediente se conserva mientras el expediente exista, y un registro puede conservarse por un incidente o un requerimiento. La Plataforma deja de recoger datos laborales nuevos; los existentes se conservan |
| 2.3 | 14 de octubre de 2026 | Nueva sección 3.5 sobre solicitudes de demostración e interés comercial, con su finalidad y su plazo de conservación (12 meses). Renumeración de las secciones siguientes. Se retira de la sección 9 la mención a copias de seguridad periódicas con restauración ensayada, que no estaba comprobada |
| 2.2 | 6 de octubre de 2026 | Revisión de redacción: lenguaje más claro y sin detalles técnicos, y la empresa identificada como Klyon Technologies Dominicana. No cambia datos, plazos, derechos ni obligaciones |
| 2.1 | 6 de octubre de 2026 | Nuevos datos del contenido del Cliente (aprobación de horas, tarifas y costo interno, sucursales, indicadores mensuales), avisos automáticos al equipo, ejercicio de derechos por correo, pagos únicos de ampliaciones y código de verificación para aprobar el acceso de soporte |
| 2.0 | 5 de octubre de 2026 | Reescritura: identificación del responsable, roles de tratamiento, buzones corporativos, analítica sin cookies y plazos verificados (recibos 10 años, papelera 60 días) |
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