Contactos
El directorio de contactos
Clientes, contrapartes, testigos y terceros en un solo registro compartido.
4 min de lectura
Contactos es el directorio único de la oficina legal. Cada persona física o jurídica se registra una sola vez y ese mismo registro se usa como cliente de un expediente, como participante de otro caso, como prospecto de una consulta o como destinatario de un correo. Corregir un teléfono aquí lo corrige en toda la aplicación.
La pantalla muestra arriba los contactos frecuentes —las personas vinculadas a los expedientes activos más recientes— y, debajo, el directorio completo con búsqueda, filtros por tipo y por etiquetas, y paginación.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en Pilar y Magna. El límite de contactos de cada plan aparece en Facturación y puede ampliarse con bloques adicionales.
Permisos que intervienen
- Contactos, Ver / Crear / Editar / Eliminar.
- Exportar y descargar.
- Administrar etiquetas.
Cómo utilizarlo
Buscar y filtrar
- 1Escriba en «Buscar por nombre, empresa, correo o teléfono». Los teléfonos se encuentran con o sin guiones.
- 2Pulse «Filtros» para acotar por «Tipo» (persona física o persona jurídica) o por etiquetas.
- 3Elija el «Orden»: por nombre o «Más recientes».
Crear un contacto
- 1Pulse «Nuevo contacto».
- 2Elija el tipo y escriba el «Nombre completo» y un teléfono o un correo. Con eso basta para registrar una llamada o una consulta.
- 3Lo demás (documento de identidad, dirección, estado civil, sexo, ocupación) se completa cuando se conozca o cuando un documento lo necesite.
- 4La dirección va en casillas: Dirección, No. de edificio o apto., Sector, Provincia, Municipio y Código postal (cinco dígitos). Con provincia y municipio elegidos, «Sector» sugiere los barrios y parajes de la División Territorial de la Oficina Nacional de Estadística (ONE); si el suyo no está, escríbalo entero.
- 5En «Información adicional», añada los datos que no tengan un campo propio.
- 6Pulse «Crear contacto».
Acciones y CSV
- 1Pulse «Acciones» para importar o exportar contactos en CSV. Exportar requiere el permiso «Exportar y descargar».
- 2Sin selección, el CSV incluye el directorio activo autorizado. Tras «Seleccionar», incluye solo los contactos marcados.
- 3En el mismo menú puede aplicar o remover etiquetas, administrarlas y revisar duplicados. Sin selección aparece «Ir a papelera»; con contactos marcados aparece «Mover hacia la papelera».
- 4Use «Seleccionar todos» para marcar esta página. «Deseleccionar» o «Deseleccionar todos» vacía la selección, según su tamaño.
- 5Con dos o más contactos marcados, «Crear reunión» abre Agenda en tipo Reunión y muestra todos los seleccionados en Invitados externos. Quienes no tengan correo quedan pendientes: añada uno para ese evento o quite el contacto antes de guardar. El expediente es opcional.
Comportamiento del sistema
- Los datos se comparten con expedientes y participantes: no existen copias por caso.
- Una persona jurídica permite registrar su «Representante legal» y el «Cargo del representante».
- Los contactos que llegan por formularios públicos o por consultas aparecen aquí como cualquier otro.
- Eliminar un contacto lo envía a la papelera durante 60 días.
- Si al crear un contacto su cédula, correo o teléfono coinciden con uno de la papelera, se ofrece restaurarlo con todos sus datos. Con la misma cédula o RNC no se puede crear otro.
- Un contacto con pagos registrados en un presupuesto, o con fondos en custodia, no se elimina definitivamente: se conserva en la papelera por su historial financiero.
Consideraciones importantes
- El límite del plan cuenta también los contactos de la papelera, hasta que se eliminan definitivamente. Restaurar uno no exige espacio libre.
Solución de problemas
Aparece «No se puede eliminar: tiene el presupuesto … con pagos registrados».
Causa: El contacto figura en un presupuesto que ya tiene cobros, o tiene fondos en custodia.
Qué hacer: Es lo esperado: se conserva para no perder el historial financiero. Puede dejarlo en la papelera o restaurarlo.
Aparece «Teléfono debe ser dominicano: 809, 829 o 849».
Causa: El número tiene 10 dígitos pero no empieza por un prefijo dominicano.
Qué hacer: Corríjalo, o escriba «+» y el prefijo del país si es extranjero.
Aparece «Directorio sin registros».
Causa: La firma legal aún no tiene contactos.
Qué hacer: Cree el primero o impórtelos desde un CSV.
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