Finanzas y reportes
Cobros, reembolsos y fondos en custodia
Qué ha pagado el cliente, qué se le devolvió y qué dinero suyo guarda el despacho jurídico.
3 min de lectura
El cobro registra lo que el cliente paga de un presupuesto, en uno o varios abonos. «Fondos en custodia» lleva el dinero del cliente que el despacho guarda antes de ganarlo: anticipos para gastos, depósitos para una compraventa.
Separar ambos evita contar como ingreso un dinero que todavía es del cliente. La custodia no suma al balance hasta que se aplica a un presupuesto, y entonces cuenta como cobro.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en todos los planes.
- El expediente debe tener cliente asignado para llevar su custodia.
Permisos que intervienen
- Finanzas, Crear: cobros y custodia.
- Finanzas, Editar: reembolsos.
- Finanzas, Eliminar: anular el saldo de un cobro.
Cómo utilizarlo
Registrar un cobro
- 1En la tarjeta «Presupuesto activo», pulse «Registrar cobro».
- 2Escriba el «Monto que se recibe» (para saldarlo de una vez, pulse «Cobrar todo lo pendiente»), la «Fecha de recepción», el «Método» («Transferencia», «Efectivo», «Cheque», «Tarjeta» u «Otro») y la «Referencia».
- 3Si quiere, reparta el cobro en «Distribuir entre conceptos»; si no, queda como pago a cuenta del presupuesto.
- 4Pulse «Registrar cobro». Se actualizan la barra de avance, «Cobrado» y «Pendiente».
Reembolsar
- 1En «Presupuesto activo», pulse «Reembolsar» (aparece cuando hay cobros por caja que se pueden devolver).
- 2Elija el cobro si hay varios, el importe, la fecha y el «Motivo» (al menos ocho caracteres).
- 3Pulse «Registrar reembolso». Queda en el historial y en «Reembolsado».
Limpiar el historial financiero
- 1En el «Historial financiero», los cobros devueltos por completo y los depósitos o devoluciones de custodia llevan el botón de papelera.
- 2Para quitar todo eso de una vez, pulse «Limpiar historial».
- 3Un cobro devuelto se borra junto con sus reembolsos o anulaciones. Un depósito solo se borra si la custodia del cliente no queda en negativo: limpie antes la devolución o lo que se pagó con él.
Mover fondos en custodia
- 1En «Fondos en custodia», pulse «Depositar» e indique monto, fecha, método, referencia y descripción.
- 2Para usar la custodia en el presupuesto activo, pulse «Aplicar»: se registra como cobro con método «Fondos en custodia».
- 3Para entregar el saldo al cliente, pulse «Devolver».
Comportamiento del sistema
- No se puede cobrar más que lo pendiente ni aplicar más custodia que la disponible.
- La custodia es un libro: lo anotado no se edita ni se borra; un error se corrige con otro movimiento.
- La custodia nunca queda en negativo.
- El «Saldo disponible» es del cliente: si tiene otros expedientes, incluye lo que tenga en ellos (se avisa debajo del saldo).
- Un cobro hecho con custodia no se reembolsa como dinero de caja ni se limpia del historial.
- Nada de una factura se limpia. Cada limpieza queda en la auditoría del despacho.
- Al año se borran solos los presupuestos anulados (desde la anulación), los que nunca se cobraron (desde su emisión) y los honorarios o gastos que siguen sin presupuestar (salvo el tiempo de Honorarios). Facturas, cobros y custodia se conservan.
Artículos relacionados
- Crear, enviar y facturar un presupuestoUn solo paso con el tiempo de Honorarios, los gastos y los honorarios fijos; después se envía o se convierte en factura.
- Finanzas del expediente: cómo se registra cada cosaDónde va cada importe del caso: tiempo, honorarios fijos, gastos, cobros, reembolsos y custodia.
- Reporte financiero, estado de cuenta y exportacionesDescargar movimientos en CSV y estados de cuenta de cliente en PDF.