Finanzas y reportes
Crear, enviar y facturar un presupuesto
Un solo paso con el tiempo de Honorarios, los gastos y los honorarios fijos; después se envía o se convierte en factura.
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Un presupuesto es el documento que la oficina legal entrega al cliente con lo que va a cobrar: honorarios, gastos e ITBIS (con la tasa de cada honorario), la vía de pago y la cuenta donde depositar. Lleva numeración correlativa del despacho (K-…) y se descarga en PDF con los datos del despacho y del cliente.
Presupuesto no es factura fiscal. Cuando corresponda, se convierte en factura (FAC-…, con NCF si lo indica) y se envía al cliente. La conversión no tiene vuelta atrás.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en todos los planes.
- Para pago por transferencia, conviene tener registradas las cuentas de la firma legal.
- Para enviar el presupuesto por correo, el cliente debe tener correo en su ficha.
Permisos que intervienen
- Emitir presupuestos.
- Anular presupuestos.
Cómo utilizarlo
Crear el presupuesto
- 1En las finanzas del expediente, pulse «Crear presupuesto».
- 2En «Tiempo registrado en Honorarios» aparece, ya marcado, el tiempo facturable aprobado y en RD$. Desmarque lo que no quiera incluir; «Con ITBIS 18 %» viene marcado (desmárquelo si el cliente está exento).
- 3En «Borrador» está todo lo anotado y sin presupuestar. Corrija o quite lo que sobre, y pulse «+ Honorario» o «+ Gasto» para escribir lo que falte, por ejemplo un honorario fijo. Si en Honorarios pactó un honorario fijo o por etapa, puede añadirlo con «Añadir al presupuesto».
- 4Si todavía no quiere emitirlo, pulse «Guardar borrador»: la próxima vez que pulse «Crear presupuesto» seguirá ahí.
- 5Ajuste la «Denominación de honorarios» y la «Denominación de gastos», la «Vía de pago» y, si es transferencia, la cuenta. Complete, si lo desea, la «Fecha de vencimiento» y las «Notas».
- 6Revise el «Total presupuestado» y pulse «Emitir presupuesto». Se abre la vista previa del PDF.
Enviar, ver o convertir en factura
- 1En la tarjeta «Presupuesto activo», antes de facturar: «Ver presupuesto», «Enviar presupuesto» (elija uno o varios destinatarios) y «Convertir en factura».
- 2La conversión emite la factura sin enviar correo. Después revise PDF, destinatarios, asunto y mensaje en «Enviar factura». Puede reenviarla con una selección nueva.
- 3Si hay varios presupuestos por cobrar, elija cuál ver en «Presupuesto por cobrar». Los cobrados y anulados están en el menú «⋯», «Todos los presupuestos».
Corregir o anular
- 1Durante la ventana de corrección, el menú «⋯» ofrece «Corregir datos del presupuesto» (o «Editar» en la vista previa).
- 2Mientras esté «Pendiente de cobro», en «Conceptos del presupuesto» puede cambiar el nombre, el monto y si es honorario o gasto, añadir con «+ Honorario» o «+ Gasto» y quitar lo que sobra. Lo quitado vuelve al borrador. Pulse «Guardar correcciones».
- 3El tiempo de Honorarios conserva el monto del cronómetro: se le cambia el nombre o se quita.
- 4Pasada la ventana, si hay que cambiarlo, use «Anular presupuesto» en el menú «⋯» y cree uno nuevo. No se puede anular si ya tiene cobros o es factura.
Eliminar presupuestos que sobran
- 1Abra «⋯», «Todos los presupuestos». Los anulados y los que no tienen cobros llevan el botón de eliminar; si hay varios anulados, «Eliminar los anulados» los quita de una vez.
- 2El presupuesto activo sin cobros también se elimina desde «⋯», «Eliminar presupuesto».
- 3Sus honorarios y gastos vuelven al borrador: puede reutilizarlos o borrarlos en «Crear presupuesto», en «Borrador».
Comportamiento del sistema
- El presupuesto se emite entero o no se emite: el tiempo, los gastos y los conceptos nuevos entran juntos. Las correcciones del borrador se guardan antes de emitir.
- El mismo tiempo o el mismo gasto no puede estar en dos presupuestos.
- Al anular, sus conceptos vuelven al borrador. Un presupuesto con cobros se puede anular y eliminar cuando todo lo cobrado se devolvió (0 % cobrado). Una factura no se elimina nunca; un presupuesto vencido, solo si antes se anuló. Cada eliminación queda en la auditoría.
- Con un cobro registrado, los conceptos ya no se cambian: un importe de más se corrige con «Reembolsar».
- Un presupuesto cuya fecha de vencimiento ya pasó aparece como «Vencido» y no puede anularse.
- El ITBIS es del 18 % y se calcula honorario por honorario; un honorario exento va sin ITBIS y los gastos no llevan ITBIS.
Solución de problemas
«Emitir presupuesto» está desactivado.
Causa: No hay ningún concepto, falta el banco de una transferencia o un concepto del borrador está a medio escribir.
Qué hacer: Describa el servicio, honorario o gasto reembolsable, escriba su monto y elija la cuenta.
Al enviar aparece «El cliente no tiene correo electrónico».
Causa: La ficha del cliente no tiene correo.
Qué hacer: Añádalo en Contactos y vuelva a enviar.
Aparece «Hay registros de tiempo ya presupuestados, anulados o sin aprobar».
Causa: Otra persona presupuestó ese tiempo mientras tanto, o el registro cambió.
Qué hacer: Cierre el modal y vuelva a pulsar «Crear presupuesto».
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