Finanzas y reportes
Finanzas del expediente: cómo se registra cada cosa
Dónde va cada importe del caso: tiempo, honorarios fijos, gastos, cobros, reembolsos y custodia.
3 min de lectura
Las finanzas de cada caso están en la pestaña «Planificación» del expediente, subpestaña «Finanzas». Arriba hay cuatro cifras: «Presupuesto total», «Cobrado», «Pendiente» y «Fondos en custodia». Debajo, el «Presupuesto activo» y los «Fondos en custodia», y al final el «Historial financiero» con todo lo que ha pasado.
Cada importe se registra en un solo sitio. El tiempo de trabajo se cronometra en Honorarios y aparece solo al crear el presupuesto, sin volver a escribirlo. Un honorario fijo (por ejemplo, la redacción de una demanda) o un gasto del caso (acto de alguacil, sellos, una tasa) se escribe en «Crear presupuesto»; con «Guardar borrador» queda guardado hasta emitirlo. Los cobros, los reembolsos y la custodia se registran desde sus tarjetas.
Las cifras se leen así: «Presupuesto total» es lo presupuestado sin contar lo anulado; «Cobrado» es lo que el cliente ha pagado, menos los reembolsos; «Pendiente» es la diferencia. «Fondos en custodia» es dinero del cliente que el despacho guarda: no es ingreso hasta que se aplica a un presupuesto.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en todos los planes.
Permisos que intervienen
- Finanzas, Ver / Crear / Editar / Eliminar.
- Emitir presupuestos: para «Crear presupuesto».
Cómo utilizarlo
Anotar un gasto del caso
- 1En las finanzas del expediente, pulse «Crear presupuesto».
- 2En «Borrador», pulse «+ Gasto» y escriba la descripción y el monto.
- 3Pulse «Guardar borrador» para dejarlo anotado, o «Emitir presupuesto» para cobrárselo ya al cliente.
- 4Si el cliente dejó dinero en custodia, emita el presupuesto y pulse «Aplicar» en «Fondos en custodia»: puede pagarlo entero o distribuirlo entre conceptos.
Corregir o eliminar lo anotado
- 1Pulse «Crear presupuesto». Todo lo anotado y sin presupuestar está en «Borrador»: cambie la descripción, el monto, el tipo o el ITBIS, o quítelo con el botón de eliminar.
- 2Pulse «Guardar borrador» para guardar los cambios sin emitir.
- 3Lo que ya está en un presupuesto no se edita aquí: corrija o anule el presupuesto si todavía se puede.
Buscar en el historial
- 1Escriba en «Buscar por referencia, tipo o descripción…», por ejemplo el número K-00000124 o «alguacil».
- 2Filtre por «Cobros y reembolsos», «Custodia» u «Honorarios y gastos».
- 3Pulse «Fecha» en la cabecera de la tabla para invertir el orden.
Desde «Finanzas»
- 1Lo que se registra en «Finanzas» con un expediente aparece aquí, y lo de aquí aparece allí: es el mismo registro, no una copia.
Comportamiento del sistema
- Un gasto se traslada al cliente por su valor, sin ITBIS. Un honorario lleva ITBIS del 18 %; desmarque «Con ITBIS 18 %» si el cliente está exento.
- Un gasto pagado antes con fondos en custodia ya está saldado y no se puede incluir en un presupuesto. Su importe no se cambia; si lo elimina, el dinero vuelve a la custodia como «Reintegro».
- El historial no repite nada: un cobro hecho con la custodia sale una vez, como cobro con método «Fondos en custodia».
- El «Borrador» de «Crear presupuesto» reúne lo que entrará en el próximo presupuesto: los gastos y honorarios anotados, también los que vuelven de un presupuesto anulado o eliminado. El tiempo de Honorarios aparece aparte y se corrige en Honorarios.
Solución de problemas
Aparece «Los fondos en custodia no alcanzan».
Causa: El importe es mayor que el saldo en custodia del cliente.
Qué hacer: Registre un depósito con «Depositar» o cobre el resto con «Registrar cobro».
No aparece el botón para registrar un honorario o un gasto.
Causa: En el expediente todo se anota dentro de «Crear presupuesto».
Qué hacer: Pulse «Crear presupuesto», añada el concepto en «Borrador» y pulse «Guardar borrador» o «Emitir presupuesto».
Aparece «El monto no es válido».
Causa: El monto está vacío, es cero o tiene un formato incorrecto.
Qué hacer: Escriba el monto con punto decimal, por ejemplo 12,900.00.
Artículos relacionados
- Finanzas del despacho: la vista consolidadaHonorarios, facturas, cobros, gastos y reembolsos de todo el despacho, con los mismos datos que cada expediente.
- Crear, enviar y facturar un presupuestoUn solo paso con el tiempo de Honorarios, los gastos y los honorarios fijos; después se envía o se convierte en factura.
- Cobros, reembolsos y fondos en custodiaQué ha pagado el cliente, qué se le devolvió y qué dinero suyo guarda el despacho jurídico.