Finanzas y reportes
Finanzas del despacho: la vista consolidada
Honorarios, facturas, cobros, gastos y reembolsos de todo el despacho, con los mismos datos que cada expediente.
5 min de lectura
«Finanzas» reúne la actividad financiera de todos los expedientes y los gastos generales del despacho. Lee los mismos registros que las finanzas de cada expediente: nada se registra dos veces.
Las cifras de arriba se leen así: «Honorarios generados» es el valor del trabajo (honorarios anotados y tiempo de Honorarios aún sin presupuestar en expedientes por hora); «Pendiente de facturar», la parte que no está en ninguna factura; «Facturado», el total de las facturas emitidas; «Cobrado», el dinero recibido; «Por cobrar», el saldo de los presupuestos y facturas emitidos; «Gastos del despacho», lo que pagó el despacho; y «Flujo neto», cobrado menos gastos menos reembolsos.
Un honorario no es un cobro, y una factura tampoco: el dinero solo cuenta en «Cobrado» cuando entra. Repartir un cobro entre conceptos no crea otro ingreso: es su distribución, y se ve en el detalle del cobro.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en todos los planes.
Permisos que intervienen
- Finanzas, Ver.
- Finanzas, Crear: registrar movimientos y cobros.
- Finanzas, Editar: editar, ajustar, distribuir y reembolsar.
- Finanzas, Eliminar: eliminar conceptos sin presupuestar y anular cobros.
- Exportar y descargar: CSV, PDF e imprimir.
Cómo utilizarlo
Filtrar
- 1Elija el período, la sucursal (si el despacho tiene varias), el cliente, el expediente, la moneda y el responsable del expediente. Los filtros cambian las cifras, el gráfico, las pestañas y las exportaciones.
- 2Escriba en «Buscar transacción, cliente, expediente o documento…» para afinar las tablas.
- 3En «Movimientos», filtre además por «Tipo», «Estado» y «Método de pago»; «Limpiar filtros» los quita.
Registrar un movimiento
- 1Pulse «Registrar movimiento» y elija «Ingreso / Cobro», «Gasto», «Honorario manual» o «Ajuste».
- 2En el monto elija la moneda: RD$ o US$.
- 3Gasto: fecha, concepto, monto y, si quiere, expediente, proveedor, método de pago, categoría, referencia y descripción. Sin expediente es un gasto general del despacho.
- 4Ingreso / Cobro: elija el expediente. Si tiene presupuestos por cobrar, pulse «Aplicar cobro» en el que corresponda; si no, registre un cobro directo.
- 5Honorario manual: expediente, concepto y monto, con o sin ITBIS del 18 %.
- 6Ajuste: elija un concepto sin presupuestar, escriba el importe nuevo y el motivo. El cambio queda en la nota interna y en la auditoría.
Ver el detalle y distribuir un cobro
- 1Pulse el concepto de un movimiento, o «⋯», «Ver detalle».
- 2En un cobro, «Distribución del cobro» muestra cuánto fue a cada concepto y cuánto queda «Sin asignar». Pulse «Editar distribución» para repartir lo que queda.
- 3En «Historial» se ve qué pasó con el movimiento: registro, asignaciones, ajustes y reembolsos.
Recibo de un cobro
- 1Cada cobro tiene su recibo numerado (REC-000001, REC-000002…), con el monto en letras, el método de pago y el documento al que se aplicó.
- 2En el detalle del cobro, pestaña «Documentos», pulse «Ver recibo» para abrir el PDF. En el historial financiero del expediente, el icono de documento junto al cobro lo abre también.
- 3Para mandarlo al cliente pulse «Enviar recibo», revise destinatarios y PDF y confirme. Queda en el historial de correos del expediente.
Exportar
- 1Abra «Acciones» y elija «Exportar CSV (.csv)». Si filtró un cliente, también puede generar o imprimir su estado de cuenta PDF.
- 2Los reportes tabulares del despacho o expediente se exportan en CSV.
Comportamiento del sistema
- Un gasto registrado con expediente se puede incluir después en un presupuesto para cobrárselo al cliente; un gasto general no.
- Las alertas avisan de documentos vencidos, cobros sin asignar, honorarios pendientes de facturar y clientes con crédito a favor (fondos en custodia).
- Un concepto que ya está en un presupuesto no se edita ni se ajusta: se corrige desde el presupuesto. El tiempo de Honorarios se corrige en Honorarios.
- Si otra persona asigna el mismo cobro mientras usted lo distribuye, se le pide actualizar y volver a intentarlo: un cobro nunca se reparte dos veces.
- El recibo no es un comprobante fiscal: la factura con NCF es otro documento. Se genera la primera vez que se abre y ya no cambia, aunque después cambie la ficha del cliente. Nunca se envía solo: lo envía una persona.
- RD$ y US$ nunca se suman: las cifras se leen en la moneda elegida en el filtro «Moneda». Un presupuesto, su factura y sus cobros van en una sola moneda; para cobrar en las dos, emita un presupuesto por cada una.
- Los fondos en custodia son en RD$: no pagan un presupuesto en US$. Los informes, la analítica y el Resumen del despacho cuentan solo RD$.
Solución de problemas
Aparece «Un presupuesto no mezcla RD$ y US$».
Causa: Se eligieron conceptos o tiempo de las dos monedas.
Qué hacer: En «Crear presupuesto» elija la «Moneda del presupuesto»: solo entra lo de esa moneda.
Aparece «No fue posible aplicar este cobro porque el saldo disponible cambió».
Causa: El cobro cambió mientras tenía abierto el detalle.
Qué hacer: Cierre el detalle, vuelva a abrirlo y repita la distribución.
Las opciones de «Acciones» para exportar están apagadas.
Causa: Su usuario no tiene el permiso de exportar.
Qué hacer: Pida el permiso «Exportar y descargar» al Propietario.
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