Expedientes
Gestiones ante instituciones: depósitos, recogidas y seguimiento
Anotar un trámite ante la DGII, un registro u otra institución y no olvidar la recogida.
3 min de lectura
Una gestión es un trámite que el despacho hace fuera del tribunal: depositar documentos en la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), retirar una certificación del Registro de Títulos, una diligencia en un ayuntamiento. Vive dentro del expediente, con su referencia, su comprobante, su responsable y su historial.
Cuando la fecha de recogida está confirmada y hay responsable, la gestión crea una sola tarea de seguimiento. Si la fecha cambia, se mueve esa misma tarea; no se crean otras.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en Pilar y Magna. El límite de expedientes activos depende del plan contratado y se muestra en Facturación.
Permisos que intervienen
- Expedientes, Editar: para registrar y actualizar gestiones.
- Tareas, Crear: para que la gestión cree su tarea de seguimiento.
- Tareas, Eliminar: para que al cancelar una gestión se retire su tarea.
Cómo utilizarlo
Registrar una gestión
- 1En el Resumen del expediente, pulse «Acciones» y luego «Registrar gestión ante institución».
- 2Indique la institución, la gestión, la referencia o número de comprobante y la fecha de entrega o depósito.
- 3Elija el responsable del seguimiento.
- 4En «Fecha de recogida o respuesta» elija «Tengo la fecha», «Me dieron días laborables» o «Aún no hay fecha».
- 5Adjunte el comprobante si lo tiene: se guarda en Archivos del expediente.
- 6Pulse «Registrar gestión».
Cuando la institución da días laborables
- 1Elija «Me dieron días laborables» y escriba el número de días.
- 2La pantalla propone una fecha que solo descuenta sábados y domingos. Si es correcta, pulse «Confirmar esta fecha»; si no, escriba la fecha real.
- 3Mientras no confirme una fecha, la gestión se guarda con lo que dijo la institución, pero sin tarea ni recordatorio.
Registrar el resultado
- 1Pulse «Registrar resultado» en la gestión.
- 2Elija «Se retiró o se recibió», «Todavía no estaba disponible», «Avisaron que está lista» o «Cancelar la gestión».
- 3Si todavía no estaba disponible, indique el motivo y, si se la dieron, la nueva fecha confirmada.
- 4Pulse «Anotar resultado».
Comportamiento del sistema
- «Todavía no estaba disponible» deja la gestión en trámite y nunca la marca como retirada. Con nueva fecha, la misma tarea se mueve a ese día.
- «Se retiró o se recibió» completa la tarea de seguimiento. Una gestión retirada o cancelada ya no se edita.
- Cada cambio queda en «Historial» con fecha, persona y motivo. El historial no se modifica.
- Si pulsa dos veces o la conexión reintenta, el resultado se anota una sola vez.
- Con la automatización «Tareas por vencerse» activa, el responsable recibe el aviso antes de la fecha; si la fecha se reprograma, el aviso de la fecha anterior se cancela.
Consideraciones importantes
- La plataforma no consulta a la DGII ni a ninguna institución: el estado lo anota el despacho.
- La sugerencia de días laborables descuenta sábados, domingos y los feriados nacionales de la Ley 139-97, y dice cuáles saltó. Los años que el Ministerio de Trabajo aún no ha publicado van marcados como provisionales. No conoce las reglas ni los horarios de la institución, y no es un plazo legal.
Solución de problemas
La gestión se guardó pero no apareció ninguna tarea.
Causa: Falta la fecha confirmada o el responsable.
Qué hacer: Pulse «Editar o reprogramar», confirme la fecha y elija el responsable.
Dice que su usuario no puede crear tareas.
Causa: Le falta el permiso «Tareas, Crear».
Qué hacer: Pida el permiso a un administrador o registre la gestión sin fecha confirmada.