Agenda y planificación
Automatizaciones: usar una plantilla
Recordatorios de audiencias, consultas sin atender, bienvenida a clientes, etiquetas y más, con una o dos preguntas.
3 min de lectura
Una automatización hace por usted algo que se repite: crear la tarea de preparación de cada audiencia, dar seguimiento a una consulta que nadie atiende o avisar cada lunes de la semana de trabajo. Se activan en Avanzado, «Automatizaciones», pestaña «Plantillas».
Cada tarjeta dice «Cuando…» y «Entonces…». Las que dependen de algo que todavía no existe aparecen con un candado y el motivo.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Las plantillas, en Pilar y Magna. Las automatizaciones propias, en Magna.
Permisos que intervienen
- Ver automatizaciones.
- Configurar automatizaciones.
Cómo utilizarlo
- 1Entre en Avanzado, «Automatizaciones».
- 2Filtre por categoría (Expedientes, Consultas, Agenda, Etiquetas…) o busque por nombre.
- 3En la plantilla que le interesa, pulse «Usar plantilla».
- 4Ajuste lo que pide (horas de aviso, la etiqueta que la activa…) y pulse «Activar».
- 5Para verla, pausarla o reanudarla, use «Mis automatizaciones».
Comportamiento del sistema
- Preparación de audiencias: si la audiencia se reprograma, los avisos viejos se cancelan; si se cancela, no sale ninguno.
- Consulta sin atender: atenderla, convertirla en expediente o cerrarla detiene todo lo pendiente.
- Bienvenida a cliente nuevo: sus correos quedan retenidos mientras el Propietario no active el envío automático.
- Cliente con etiqueta VIP: quitar la etiqueta termina el seguimiento. La etiqueta nunca se menciona al cliente.
- Gasto por revisar y Fondos próximos a agotarse avisan solo a quien activa la regla, que debe poder ver Finanzas.
- Estado de cuenta del mes: el primer día laborable de cada mes, cada expediente abierto con un presupuesto sin cobrar del todo da al responsable la tarea «Revisar y enviar el estado de cuenta». Los importes no salen solos: el estado de cuenta lo envía una persona desde Honorarios.
- Renovaciones del cliente: avisa los días que elija antes de cada renovación anotada en la ficha del cliente (pestaña «Renovaciones») y crea la tarea para renovarla. Si la renovación se marca como renovada o cambia de fecha, el aviso viejo se cancela.
- Una automatización actúa con los permisos de quien la activó, comprobados cada vez que se ejecuta.
Solución de problemas
La automatización aparece como «Con error».
Causa: Quien la activó ya no tiene el permiso para lo que hace (por ejemplo, crear tareas o ver Finanzas).
Qué hacer: Reanúdela con un usuario que tenga ese permiso.
Una plantilla tiene un candado.
Causa: Depende de una función que todavía no existe en la plataforma.
Qué hacer: Se habilitará cuando esa función esté disponible.
La tarjeta de uso dice «Sin ejecutar por límite».
Causa: Se alcanzó el máximo de ejecuciones diarias del plan. Los recordatorios de audiencias no cuentan para ese límite.
Qué hacer: Al día siguiente se reanuda. Si ocurre a menudo, escriba a Soporte.
Artículos relacionados
- Automatizaciones: ver qué hace cada unaLa lista de sus automatizaciones y, al elegir una, sus pasos, sus ejecuciones y sus versiones.
- Automatizaciones: crear una automatización propiaElegir qué lo inicia y añadir lo que debe pasar después: avisos, tareas, esperas, decisiones, secuencias, etiquetas y correos.
- Automatizaciones: aprobar o rechazarDecidir lo que una automatización deja en sus manos antes de seguir.