Consultas
La ficha de una consulta
El contacto y su historial a la izquierda; el resumen y el trabajo, en pestañas, a la derecha.
4 min de lectura
La ficha reúne todo lo relativo a una consulta. En la cabecera se ven el nombre del contacto, la materia y una franja de color que indica el estado de un vistazo: el acento de la oficina legal mientras está abierta, verde si ya es expediente y gris si se cerró. Debajo aparecen la etapa, el área, la prioridad, el abogado asignado y la fecha de entrada. A la derecha del nombre están «Convertir en expediente» y «Cerrar consulta»; «Fusionar duplicada» y «Enviar a la papelera» están en el menú «…».
El cuerpo se divide en dos columnas. A la izquierda, la tarjeta «Contacto» (si es prospecto o cliente, su teléfono y su correo), «Próximos pasos» y el «Historial». A la derecha, seis pestañas: «Resumen» (lo que necesita y los datos del asunto), Cita, Notas, Asignaciones, Presupuesto y Documentos.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en Pilar y Magna.
Permisos que intervienen
- Ver consultas.
- Editar consultas: para cambiar datos, cerrar y trabajar el seguimiento.
- Editar contactos: para corregir los datos del contacto desde la ficha.
Cómo utilizarlo
Editar los detalles
- 1En la pestaña «Resumen», pulse «Editar».
- 2Cambie lo necesario: etapa, área, contraparte, situación, fecha que corre, precio estimado, fuente o abogado asignado.
- 3Pulse «Guardar cambios».
Contactar y corregir datos del contacto
- 1En la tarjeta «Contacto», pulse el botón de WhatsApp junto al teléfono para abrir el chat con ese número, o el del sobre junto al correo para escribirle desde su programa de correo.
- 2Corrija el teléfono o el correo directamente en los campos: se guardan al salir de cada uno. El nombre se cambia en la ficha del contacto.
- 3Pulse «Ver ficha» para abrir el contacto completo en Contactos.
Si el contacto está en la papelera
- 1La tarjeta «Contacto» lo avisa: «Este contacto está en la papelera». No se le puede escribir desde la ficha.
- 2Pulse «Restaurar contacto». Vuelve con todos sus datos y la consulta sigue como estaba. Hace falta el permiso de restaurar de la Papelera.
Comportamiento del sistema
- Los datos del contacto que se editan en la ficha son los de Contactos, no una copia: cualquier cambio se refleja en toda la aplicación.
- Si la contraparte se parece al nombre de algún contacto de la firma legal, aparece el aviso «Posible conflicto de interés» con los nombres coincidentes. El aviso se recalcula cada vez que se abre la ficha, porque un contacto nuevo puede generar un conflicto que antes no existía.
- Las respuestas a preguntas propias de un formulario público aparecen en «Respuestas del formulario», tal como las escribió el prospecto. La situación procesal que contó (su papel, expediente, etapa, documentos, cómo conoció al despacho jurídico) aparece en «Situación y antecedentes».
- El «Historial» reúne, del más reciente al más antiguo, los cambios de etapa y las fechas clave: cuándo se registró la consulta, cuándo se autorizó el tratamiento de datos (si entró por formulario) y cuándo se convirtió o se cerró.
- «Próximos pasos» muestra la próxima acción de la consulta y su última actividad, con la misma regla que la tarjeta del tablero, y debajo las asignaciones pendientes más cercanas.
- Cada cambio de etapa del «Historial» muestra la etapa anterior, la nueva, quién hizo el cambio y la fecha y hora. Se forma con el registro de auditoría del despacho, por lo que incluye los cambios anteriores a esta función. Si el cambio lo hizo el sistema, aparece como «Automático»; si la consulta entró por un formulario público, la primera etapa aparece como «Formulario público».
- Si llega a la ficha desde un aviso de nota o de asignación, se abre directamente en la pestaña correspondiente.
Consideraciones importantes
- Las acciones «Convertir en expediente» y «Cerrar consulta» de la cabecera solo aparecen si su usuario tiene los permisos correspondientes y la consulta sigue abierta.
- Una consulta convertida muestra el acceso «Ver expediente» en lugar de las acciones.
Artículos relacionados
- Cita, notas, asignaciones y documentos de una consultaTrabajar la consulta antes de que exista expediente, sin perder nada al convertirla.
- Emitir un presupuesto desde la consultaProponer honorarios y gastos antes de abrir el expediente.
- Convertir una consulta en expedienteAceptar el caso: crea el expediente y traslada todo lo trabajado.
- Cerrar una consulta que no se aceptaRegistrar por qué no se toma un caso, sin perder el contacto.