Consultas
Formularios públicos de consulta
Enlaces para que un prospecto escriba a la oficina legal sin tener cuenta, generales o por servicio.
6 min de lectura
Un formulario público es una página con la identidad de la firma legal donde cualquier persona puede describir su caso, paso a paso. Cada envío crea automáticamente la consulta y el contacto prospecto, en la etapa, con el responsable y con la prioridad que el despacho jurídico haya configurado para ese formulario.
Hay dos clases. Un formulario general pregunta al cliente el área del derecho. Uno de servicio —divorcio, guarda y custodia, despido injustificado, cobro de deuda, constitución de empresa, herencia o contrato de alquiler— nace con el área y el asunto definidos y con preguntas propias de ese caso, y no le pregunta el área al cliente.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en Pilar y Magna.
Permisos que intervienen
- Ver consultas: para ver la lista de formularios.
- Crear consultas: para crear formularios.
- Editar consultas: para editarlos, publicarlos y apagarlos.
Cómo utilizarlo
Crear un formulario
- 1En Consultas, pulse «Formularios» y luego «Nuevo formulario».
- 2Elija la plantilla: «Consulta general» o el servicio que corresponda.
- 3Revise el «Nombre interno». La dirección se genera a partir de él (por ejemplo, /consulta/divorcio).
- 4Pulse «Crear formulario». Nace como borrador y se abre su editor.
Definir el área y las preguntas
- 1En la pestaña «Estructura», en «Clasificación del asunto», elija el «Área del derecho» o deje «Que el cliente la elija». Escriba el «Asunto» con el que entrará cada consulta.
- 2Debajo aparecen los pasos que recorrerá el cliente. En cada pregunta del sistema elija «Obligatoria», «Opcional» u «Oculta». Las marcadas «Siempre» no cambian: nombre, forma de contacto y autorización de datos.
- 3Con «Pregunta» añada las suyas en el paso que prefiera. En cada una puede indicar en «Cuándo se muestra» que aparezca solo si otra pregunta tiene cierta respuesta.
- 4Las preguntas sugeridas por la plantilla se editan igual. Si borra alguna, «Restaurar» la recupera.
- 5Pulse «Guardar cambios».
Textos y destino
- 1En «Contenido público», escriba el título, el subtítulo, el mensaje de confidencialidad, el tiempo estimado de respuesta, el texto «Antes de empezar» y el mensaje después de enviar. Si deja uno vacío, se usa el de la plantilla.
- 2En «Destino y avisos», elija la etapa en la que entran, el abogado asignado, la prioridad inicial, la fuente y una etiqueta interna. Marque «Avisar también al equipo» si todas las personas con acceso a Consultas deben recibir el aviso.
- 3La «Vista previa» de la derecha muestra el formulario real en un móvil y puede recorrerlo; pulse «Escritorio» para verlo a tamaño de computadora.
Publicarlo y compartirlo
- 1En la cabecera del editor, pulse «Publicar».
- 2Pulse «Copiar enlace» y colóquelo en la web del despacho jurídico, en redes sociales o en una respuesta automática.
- 3Con «Ver publicado» comprueba cómo lo ve el prospecto. Con «Apagar» deja de aceptar envíos.
Comportamiento del sistema
- El cliente recorre los pasos «Información de contacto», «Detalles del requerimiento» (o los del servicio), «Estado de situación» y «Revisión y envío». Antes de enviar ve un resumen de todo con «Editar» por paso.
- En «Información de contacto» se pueden pedir las generales que exigen un poder o un acto: cédula, pasaporte o RNC, nacionalidad, estado civil, ocupación, fecha de nacimiento y domicilio completo. También el representante legal o apoderado. A una persona jurídica no se le piden nacionalidad ni estado civil. Todo se guarda en la ficha del contacto.
- En «Estado de situación» se pregunta el nivel de urgencia, el proceso judicial activo (calidad en el proceso, tribunal, número de expediente y etapa procesal), las notificaciones o actos procesales recibidos con su fecha, la próxima audiencia o plazo procesal, la representación legal actual, la identificación de la contraparte, la cuantía estimada, el soporte documental disponible y el canal de captación.
- Si el cliente marca una urgencia, la consulta entra con prioridad «Urgente». En la ficha, la urgencia y la notificación recibida aparecen destacadas arriba.
- Un paso que se queda sin preguntas visibles no se muestra.
- El progreso se guarda en el dispositivo del cliente durante siete días, sin enviarse a ningún sitio; puede volver y continuar o «Empezar de nuevo». La autorización de datos nunca se guarda: se da en el momento del envío.
- Queda registrado el momento exacto en que la persona autorizó el tratamiento de sus datos, visible en el «Registro» de la ficha.
- Cada envío crea un contacto nuevo con la etapa «Prospecto». El sistema no lo une automáticamente con un contacto existente del mismo nombre o correo; si es la misma persona, la oficina legal los une desde Contactos.
- Un formulario apagado, eliminado o inexistente responde igual: la página no está disponible. Así nadie puede averiguar qué formularios existieron.
- El formulario incluye protecciones contra envíos automatizados y un límite de envíos por conexión.
- La página del formulario no se indexa en buscadores: se comparte con el enlace.
- Cada tarjeta de la lista muestra la plantilla, el estado (borrador, publicado o apagado) y cuántas consultas ha recibido el formulario.
Casos frecuentes
Un formulario por servicio
El de divorcio entra en la etapa «Nueva» asignado a la socia de Familia, con el área ya fijada; el de despido, a otro abogado. Ningún cliente tiene que adivinar a qué área pertenece su caso.
Preguntas que ahorran una llamada
En el formulario de divorcio, si el cliente responde que tienen hijos en común aparecen sus edades, la guarda y la pensión; si no, no las ve.
Un despacho de una sola área
Un despacho que solo lleva asuntos civiles usa la plantilla general con el área fijada en «Civil»: el cliente describe su caso sin elegir área.
Consideraciones importantes
- Si el plan alcanzó su límite de contactos, el formulario no puede registrar al prospecto y muestra un mensaje neutro; el prospecto no ve detalles del plan de la firma legal.
- Eliminar una pregunta propia no borra las respuestas ya recibidas: se siguen viendo en las consultas que la contestaron. Las preguntas que dependían de ella pasan a mostrarse siempre.
- Lo que el formulario oculta no se guarda, aunque llegue en el envío.
Solución de problemas
El enlace muestra que la página no existe.
Causa: El formulario está apagado o es un borrador.
Qué hacer: Ábralo en Formularios y pulse «Publicar».
No llegan avisos de consultas nuevas.
Causa: El formulario no tiene «Abogado asignado» ni «Avisar también al equipo».
Qué hacer: Configúrelo en «Destino y avisos» y guarde.
El formulario de un servicio sigue preguntando el área.
Causa: El «Área del derecho» está en «Que el cliente la elija».
Qué hacer: Elija el área en «Clasificación del asunto» y guarde.
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