Agenda y planificación
Automatizaciones: crear una automatización propia
Elegir qué lo inicia y añadir lo que debe pasar después: avisos, tareas, esperas, decisiones, secuencias, etiquetas y correos.
7 min de lectura
En «Crear automatización» se arma una automatización a la medida del despacho, de izquierda a derecha. Primero se elige qué la inicia (pestaña «Cuando») por categoría: Consulta, Expediente, Agenda, Tareas, Cliente, Etiquetas, Finanzas o Equipo. Después, desde la pestaña «Luego» o con el «+» de cada flecha, lo que debe pasar. Cada paso se ve como un icono con su nombre debajo; un punto rojo indica que le falta algo.
Las acciones también se eligen por grupo. Primero «Control» (Esperar, Secuencia y Meta); después Comunicación, Trabajo, Etiquetas, Documentos, Finanzas y Aprobaciones. Lo que no se puede hacer aparece con un candado y su motivo: enviar WhatsApp, y saber si un correo rebotó o si el cliente respondió, porque eso exige leer el buzón del abogado.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Las plantillas, en Pilar y Magna. Las automatizaciones propias, en Magna.
Permisos que intervienen
- Configurar automatizaciones.
- Y el permiso de lo que hace la automatización: crear tareas, crear notas, etiquetar contactos, enviar comunicaciones o ver Finanzas.
Cómo utilizarlo
- 1En Avanzado, «Automatizaciones», pulse «Crear automatización». El editor se abre en una pestaña nueva, a pantalla completa, con su propia dirección: puede guardarla y volver a ella. Elija qué la inicia.
- 2Si solo debe ocurrir en algunos casos, en el disparador marque «Solo si…» y escriba las reglas, igual que en un rombo de decisión: «Si…», «o…» y «Y si…».
- 3Para que el flujo tome caminos distintos, una un paso con un segundo paso: aparece solo un rombo de decisión con un camino hacia cada uno. Ábralo con doble clic y escriba las reglas de cada camino.
- 4Pulse el «+» de una flecha y elija la acción, o arrástrela desde la columna izquierda y suéltela sobre un «+». Si la suelta en un espacio libre, queda suelta («Sin conectar»): únala después arrastrando desde el punto de la derecha de un paso hasta otro paso.
- 5Pulse un paso para ver su menú: «Ver y editar», «Duplicar», «Eliminar» y su estado («Listo» o «Falta completar»). En una secuencia aparecen además «Configuración» y «Renombrar».
- 6«Ver y editar» (o doble clic en el paso) lo abre en una ventana: complételo y pulse «Hecho». Los botones con «+» insertan datos del registro en el texto. En una secuencia, la ventana muestra a la izquierda lo que se puede añadir y, a la derecha, sus pasos en orden desde «Inicio»: pulse uno para editarlo, moverlo o quitarlo.
- 7Para cortar una flecha, púlsela y elija «Cortar» (o la tecla Supr): lo que seguía queda suelto. «Deshacer» y «Rehacer» (Ctrl+Z y Ctrl+Y) están arriba. Abajo a la izquierda, centre el flujo o cambie el zoom.
- 8Pulse «Probar» para recorrer la automatización con un registro real, sin efectos. En un correo, la vista previa también se puede ver con los datos de un registro real: elíjalo en «Con datos de ejemplo».
- 9Pulse «Validar». A la derecha se abre la revisión: lo que falta, agrupado por paso (pulse uno para ir a él), o «Lista para publicar» con el botón para publicarla.
Comportamiento del sistema
- Todo se guarda solo como borrador mientras trabaja: la etiqueta junto al nombre dice «Guardando…», «Guardado» con la hora, «Sin conexión» o «Error al guardar». Si cierra o recarga la pestaña, al volver encuentra el borrador.
- Para salir, pulse la ✕ de arriba a la izquierda y confirme: se guarda lo pendiente, la pestaña del editor se cierra y queda a la vista Automatizaciones, que avisa «Cambios guardados».
- Una automatización la edita una sola persona a la vez. Si otra lo tiene abierto, al entrar se le dice quién y desde qué hora; en la lista aparece «Abierta por…». Si quien lo tenía cierra la pestaña sin salir, queda libre a los dos minutos.
- Si usted lo abre en dos pestañas y guarda en las dos, aparece «Conflicto»: puede cargar lo guardado, descargar su versión o guardar la suya encima. Nada se pisa sin que usted lo elija.
- Editar una automatización publicada no cambia lo que ya corre: los cambios quedan en el borrador hasta pulsar «Publicar». «Versiones» abre una versión anterior en el borrador.
- Cada publicación es una versión nueva. Al publicar elige qué pasa con lo que ya estaba esperando: termina con su versión, pasa a la nueva (si el paso donde espera sigue existiendo y es del mismo tipo; lo demás termina con la suya) o se cancela.
- «Para el mismo registro» decide si puede repetirse: cada vez, una sola vez o no mientras siga dentro.
- Esperar funciona como un temporizador: «Esperar al menos» horas, días, semanas o meses, o contar desde una fecha del registro (por ejemplo, dos días antes de la audiencia). Después, usted decide cuándo sigue: qué días (todos, de lunes a viernes, de lunes a sábado, fines de semana o días concretos), si salta los feriados nacionales, y a qué hora (a una hora exacta, entre dos horas o a cualquier hora). «Usar el horario del despacho» copia el de la sucursal principal. Todo es hora de República Dominicana (AST). El resumen de arriba lo dice en una frase. No calcula plazos procesales.
- Asignar responsable, por defecto, solo asigna si nadie lo tiene: no pisa decisiones de una persona.
- Cambiar etapa pasa el expediente a la etapa elegida; queda en el historial como cualquier cambio de etapa.
- Agendar una fecha crea un recordatorio, reunión, llamada o vencimiento en la agenda de quien elija, a tantos días de hoy o de una fecha del registro. Las audiencias las registra una persona.
- Preparar documento crea en Redacción un documento desde un modelo de la Biblioteca, con los datos del expediente. Un modelo de Word se convierte la primera vez que alguien abre el documento.
- Anotar un cobro pendiente deja una partida lista para el próximo presupuesto del expediente. El presupuesto lo emite una persona.
- «Poner en marcha otra automatización» (en Control) hace que otra automatización publicada, del mismo tipo de registro, empiece con ese registro. Respeta su «Para el mismo registro», no se repite al reingresar y no encadena más de tres automatizaciones.
- «El cliente abre un correo» es aproximado: lo mide una imagen invisible, y Apple y Gmail abren algunos correos solos. Un correo no se puede enviar como respuesta a otro correo.
- Los pasos se pueden mover a mano: su sitio se guarda con el borrador. Un paso sin conectar no se borra solo; mientras quede alguno, la cabecera lo avisa y no se puede publicar.
- En el teléfono, el lienzo se ve pero se edita en una pantalla de escritorio.
Solución de problemas
«Validar» dice que falta un camino o que un paso no continúa.
Causa: Un camino del rombo o un paso quedó sin completar.
Qué hacer: Elija el paso con el punto rojo y complételo.
No encuentro el «Rombo de decisión» en la columna izquierda.
Causa: El rombo no se añade a mano: aparece al unir un paso con un segundo paso.
Qué hacer: Arrastre desde el punto de la derecha de un paso hasta otro paso; si ya seguía hacia uno, nace el rombo.
Una espera dice «La hora de inicio debe ser anterior a la de fin».
Causa: En «Entre», la primera hora es igual o posterior a la segunda.
Qué hacer: Corrija las horas; para cruzar la medianoche, use «A cualquier hora».
«Validar» dice que no se llega a un paso desde el inicio.
Causa: Hay pasos sin conectar.
Qué hacer: Pulse «pasos sin conectar» en la cabecera, y únalo con una flecha o quítelo con la papelera.
Aparece «Llegó al máximo de automatizaciones propias de su plan».
Causa: El plan tiene un número máximo de automatizaciones propias publicadas.
Qué hacer: Pause o reutilice uno existente, o escriba a Soporte.
No aparece «Crear automatización».
Causa: Su plan incluye solo las plantillas, o le falta el permiso «Configurar automatizaciones».
Qué hacer: Consulte su plan en Facturación o pida el permiso al Propietario.
Al pulsar «Crear automatización» no se abre la pestaña.
Causa: El navegador bloqueó la ventana nueva.
Qué hacer: Pulse «Abrir el editor» en el aviso de la página, o permita las ventanas de Kaso en el navegador.
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