Agenda y planificación
Agendar una audiencia, reunión o vencimiento
Registrar el evento, su responsable, invitados y recordatorio.
3 min de lectura
La Agenda registra los compromisos con fecha y hora del despacho jurídico. Cada evento tiene un tipo —«Audiencia», «Vencimiento de plazo», «Reunión», «Llamada», «Recordatorio» u «Otro»—, un responsable, invitados del equipo, un expediente opcional y un recordatorio por correo.
Antes de comenzar
Disponibilidad. Incluido en todos los planes.
Permisos que intervienen
- Agenda, Crear: para programar eventos.
- Agenda, Editar / Eliminar: para modificarlos.
Cómo utilizarlo
- 1Entre en «Planificación», «Agenda», o en la pestaña «Planificación» de un expediente, y pulse «Nuevo evento». También puede hacer clic en un hueco del calendario.
- 2Elija el «Tipo de evento» y escriba el «Título», por ejemplo «Audiencia preliminar».
- 3Indique la «Fecha», la «Hora inicio» y la «Hora fin», o marque «Todo el día».
- 4En una audiencia, complete por separado el «Tribunal» y la «Sala judicial» que conocen del caso y el «Salón o ubicación» donde se celebra (por ejemplo «Salón de audiencias 03, Palacio de Justicia»). Elija modalidad presencial o virtual. Use la «Descripción» para el motivo o los documentos que hay que llevar.
- 5Si la reunión es virtual, pegue un enlace HTTPS válido en «Enlace de la reunión». En los eventos presenciales ese campo no aparece ni se envía. En las audiencias que agrega desde el Poder Judicial puede venir rellenado cuando el tribunal lo publica.
- 6Vincule el «Expediente», elija el «Responsable» y añada «Invitados» del equipo. Al crear el evento, usted queda de responsable; puede cambiarlo.
- 7En «Invitados externos» añada clientes, partes o cualquier correo. Se sugieren primero las partes del expediente y luego su directorio de clientes.
- 8Elija el «Recordatorio»: de 5 minutos a 2 días antes, o «Sin recordatorio».
- 9Pulse «Guardar evento». Aparece «Evento programado correctamente».
Comportamiento del sistema
- El recordatorio se envía por correo al responsable y a los invitados con la antelación elegida.
- Un evento de todo el día no admite recordatorio, porque no tiene hora de la que restar la antelación.
- El recordatorio solo sale si el evento aún no ha empezado.
- Los eventos vinculados a un expediente aparecen también en su pestaña «Planificación» y en «Próximas fechas» de su resumen.
- Si la persona tiene un calendario externo conectado, el evento se copia a su Google Calendar u Outlook.
- Los invitados externos reciben la invitación por correo desde el calendario del responsable, y también los cambios y la cancelación. No ven el correo de los demás invitados ni las notas de la «Descripción».
- El correo de recordatorio incluye el expediente, el Número Único de Caso (NUC), el tribunal, la sala, la modalidad y el enlace de la reunión.
Solución de problemas
No llegó el recordatorio.
Causa: El evento es de todo el día, se creó cuando ya había pasado la antelación, o la persona no tiene correo registrado.
Qué hacer: Revise el tipo de evento y la hora; el correo de cada persona se ve en Configuración, «Equipo, roles y permisos».
Un cliente invitado no recibió la invitación.
Causa: El responsable no tiene su calendario conectado y nadie más del equipo invitado lo tiene.
Qué hacer: Conecte su calendario en Configuración, «Integraciones», y vuelva a guardar el evento.
Aparece «Su usuario no puede editar eventos de la agenda».
Causa: Falta el permiso de edición de Agenda.
Qué hacer: Solicítelo a quien administra el equipo.
Artículos relacionados
- Ver la agenda: mes, semana, día y listaNavegar el calendario, filtrar y consultar los próximos compromisos.
- Conectar Google Calendar u OutlookVer las audiencias y reuniones de Kaso Legal en el calendario que ya usa.
- Avisos y notificacionesQué avisos recibe, por dónde, y cómo silenciar los que no le sirven.
- Calcular un plazoContar días francos, hábiles o calendario con los feriados y anotar el vencimiento en la agenda.