Agenda y planificación
Automatizaciones: correos al cliente
Un paso que escribe al cliente del registro desde el Gmail u Outlook del abogado; sale solo con la cuenta autorizada y el envío activado.
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«Enviar correo» escribe al cliente del registro (el de la consulta, el expediente o el contacto) desde la cuenta de Gmail u Outlook de quien envía: el cliente ve esa dirección y su respuesta llega a esa bandeja. Se redacta con títulos, negrita, listas, enlaces y separadores, con datos como «Nombre del cliente» o «Número del expediente», y su firma al final.
Kaso no lee la bandeja de entrada: no puede saber si el cliente respondió. La apertura es aproximada: la mide una imagen invisible, y algunos servicios abren los correos solos o bloquean las imágenes. «Aceptado por Gmail» u «Outlook» significa que el proveedor lo recibió para enviarlo.
Antes de comenzar
Disponibilidad. En Magna, con el envío activado por el Propietario.
Permisos que intervienen
- Enviar comunicaciones.
Cómo utilizarlo
- 1Cada persona conecta su Gmail u Outlook en Configuración, «Integraciones», y pulsa «Autorizar para automatizaciones». Su firma se sube en Configuración, «Mi perfil», debajo del logo del despacho, y su tamaño se ajusta con la barra.
- 2El Propietario entra en «Automatizaciones», «Ajustes», y activa «Enviar correos automáticos a clientes». Ahí elige también el máximo diario del despacho y la etiqueta «No contactar» (que excluye a esos contactos, pero no sustituye su consentimiento).
- 3En el constructor, pulse «+», «Comunicación», «Enviar correo» o «Secuencia de correos».
- 4Escriba el título del correo y el contenido principal. «Insertar dato» busca por nombre (cliente, Número Único de Caso (NUC), próxima audiencia, abogado responsable, campos adicionales del expediente…) y lo pone como ficha; la base lo rellena al programar el correo.
- 5«Plantillas» ofrece correos ya redactados (bienvenida, recordatorio de audiencia, solicitud de documentos…) y los que su despacho guardó con «Guardar como plantilla». Solo aparecen las que usan datos de ese disparador.
- 6En «Diseño», elija cómo se ve el correo (Sencillo, Membrete, Tarjeta o Formal) y su color. Membrete, Tarjeta y Formal llevan el logo, el nombre, el teléfono y la dirección del despacho, tomados de Configuración.
- 7En «Envío», elija quién envía (quien publica la automatización o el responsable del registro), si lleva firma y qué hacer si falta un dato.
- 8Para adjuntar un documento del expediente, pulse «Documento del expediente» y elíjalo en la lista (nombre, carpeta, tipo, fecha, tamaño y expediente). En cada envío se adjunta, del expediente de ese registro, el que se llame exactamente igual en esa carpeta; si no existe o hay varios iguales, el correo queda retenido.
- 9Revise la vista previa en «Escritorio» o «Móvil». «Enviar prueba a mi correo» se la manda a usted mismo, con datos de ejemplo.
Comportamiento del sistema
- Sin activar, o si quien envía no tiene su cuenta conectada y autorizada, los correos quedan «Retenidos» y se ven en Actividad: nada sale por otra cuenta ni por Kaso.
- Si quien envía desconecta su cuenta o cambia el responsable del registro antes del envío, el correo queda retenido. Volver a conectar no los envía de golpe: solo el Propietario los libera, uno a uno.
- Un correo retenido o sin destinatario se puede reintentar cuando se corrige la causa: en Ejecuciones o en el contacto, «Revisar y reintentar» lo vuelve a preparar con los datos de ahora y enseña cómo saldría antes de confirmar. Solo se reintenta ese correo: no se repiten los demás pasos, y nunca se reintenta uno aceptado, en cola o fallido.
- En el contacto, la pestaña «Correos automáticos» reúne lo que las automatizaciones le prepararon o enviaron, con su estado y su motivo.
- La firma y el diseño se fijan al programar el correo: cambiarlos después no altera lo que ya estaba por salir.
- Si un dato que el correo usa no existe en ese registro (por ejemplo, el Número Único de Caso (NUC)), el correo queda retenido con su motivo; en «Envío» puede elegir enviarlo con ese espacio en blanco. Nunca sale una ficha sin rellenar.
- Los datos dependen de lo que inicia la automatización: un contacto no tiene expediente, así que no ofrece el Número Único de Caso (NUC). El saldo de fondos solo se rellena si quien publicó puede ver Finanzas. La cédula no se envía.
- No sale si el contacto no tiene correo, si tiene la etiqueta «No contactar», si su dirección rebotó o marcó spam, o si el mismo correo ya salió en las últimas 24 horas.
- Justo antes de enviar se vuelve a comprobar: si la automatización se pausó o se cumplió una meta, el correo se cancela.
- Actividad muestra el estado de cada correo: en cola, aceptado por el proveedor, entregado o rebotado, según lo confirme el proveedor.
- Solo correos de servicio. Los promocionales necesitan registro de consentimiento y no están disponibles.
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